Administrar um condomínio é como gerenciar uma empresa, por ser um ambiente que requer cuidados de profissionais especializados.
O síndico precisa de conhecimentos nas áreas civil, trabalhista, administrativa e financeira. Além de boa estrutura emocional, sendo paciente para atuar como mediador de conflitos.
Neste artigo, vamos mostrar como fazer a administração de um condomínio, além de reunir algumas sugestões relevantes. Confira!
O que é a administração de um condomínio?
Administrar um condomínio significa cuidar do edifício residencial, sendo responsável pelo bom funcionamento e relações entre os moradores.
Muitos acham mais confiável deixar as responsabilidades administrativas nas mãos de uma administradora. Isso porque o síndico dificilmente tem domínio sobre todos os assuntos pertinentes à área ou por dedicar grande parte de seu tempo a outras atividades.
Legalmente, não há condições exigidas para administrar um condomínio. Assim, um síndico profissional ou morador do condomínio pode assumir esse cargo. Contudo, é interessante que o responsável tenha conhecimento em administração de modo a realizar uma boa gestão.
A administradora de condomínio, por sua vez, é uma empresa que precisa de registro no Conselho Regional de Administração (CRA) e está sujeita à fiscalização.
Quais são as áreas que a administração condominial envolve?
A administração de um condomínio envolve quatro áreas principais. Vejamos quais são elas:
- gestão de assuntos jurídicos: é importante contar com um advogado para a prestação desses serviços;
- gestão financeira: envolve 29 atividades, como gerenciamento tributário e elaboração de balancetes mensais;
- gestão de recursos humanos: são 56 atribuições, entre as quais estão o recrutamento e a seleção de funcionários, além do monitoramento de direitos previdenciários e trabalhistas;
- gestão administrativa: essa área engloba 71 atividades que começam com o controle dos dados dos moradores e vão até os cuidados com questões de segurança, como itens de proteção contra incêndio.
Em que consiste a gestão administrativa?
A gestão de condomínio requer rotinas administrativas. A ausência de um gerenciamento eficiente pode resultar em problemas, como multas. Segunda a Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC), as atribuições do administrador nessa área envolvem:
Atendimento
O atendimento se divide em:
- atendimento geral;
- orientações ao síndico e Corpo Diretivo;
- atendimento pessoal, por telefone e por e-mails (condôminos e representantes como advogados, locatários, imobiliárias) para registro de informações e reclamações.
Rotinas
Já as rotinas administrativas consistem em:
- cobrança pela utilização de certos espaços (churrasqueira e salões de festas, por exemplo);
- gestão e atualização de cadastro de proprietários, com controle dos documentos de propriedade;
- elaboração de documentos diversos (cartas, editais, circulares, atas, correspondências, notificações extrajudiciais, entre outros);
- controles diversos (cadastro e mandato do Corpo Diretivo, valores de isenções/remunerações de síndicos e membros do Corpo Diretivo, cadastro do condomínio na Receita Federal e Prefeitura, além do uso e manutenção das áreas de recreação).
Suporte técnico
O suporte técnico envolve tarefas como:
- análise prévia de contratos;
- orçamento de obras, serviços e materiais;
- vistoria regular nas instalações e áreas comuns;
- elaboração de memorial de planejamento financeiro e concorrência;
- atendimento ou negociação com prestadores de serviço e fornecedores;
- acompanhamento e controle de serviços de limpeza de caixa d’água, análise química de água e dedetização.
Gestão de contratos
A gestão de contratos também é abrangente, envolvendo:
- seguros;
- assembleias e reuniões;
- assessoria em arquitetura, engenharia, paisagismo e decoração;
- prestação de serviços terceirizados (limpeza, portaria, vigilância patrimonial, proteção perimetral e vigilância 24 horas);
- conservação e manutenção (elevadores, portões automáticos, jardins, porteiros eletrônicos e aquecimento central);
- gerenciamento da situação e manutenção dos equipamentos de segurança (considerando as regras do Corpo de Bombeiros, as leis municipais e normas da ABNT).
Como funciona a gestão de recursos humanos?
Faz parte da administração de um condomínio cuidar dos funcionários responsáveis pela limpeza, segurança, manutenção e outros serviços. Nesse caso, estamos falando de empregados contratados do condomínio, não se aplicando a terceirizados. Ainda segundo a AABIC, as atribuições nesse sentido são:
Admissão
Atividades que envolvem recrutamento de candidatos, admissão, processos de registro e controle de contrato de experiência.
Cadastros e registros
Nesse caso, temos uma série de atividades, como PIS, elaboração e envio do Caged e RAIS, além de atualização de fichas, livro de registro dos colaboradores e Carteiras de Trabalho;
Atendimento
O atendimento envolve:
- atendimento geral dos funcionários;
- formalização de advertências e suspensões;
- elaboração de declarações para conceder aposentadoria e benefícios;
- preenchimento do Atestado de Afastamento do Trabalho (auxílio-doença) e da Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT).
Controle de custos
O controle de custos abrange a elaboração e o controle das escalas de revezamento e folgas, o cálculo de supressão de horas extras e simulações com a finalidade de reduzir gastos.
Outras atribuições
Além dessas, cabe ao gerenciamento de recursos humanos os cuidados com:
- obtenção de CND e CRF;
- treinamento interno e externo dos funcionários;
- normas regulamentadoras referentes a CIPA, EPIs, PPRA, PCMSO, PPP e LTCAT;
- benefícios (oferta de uniformes, seguros de vida, vale-alimentação, vale-transporte, assistência médica e odontológica);
- férias e rescisões (vencimentos, escalas de férias, rescisões de contratos de trabalho e homologação de desligamentos);
- folha de pagamento e 13º salário (elaboração da folha, pagamento aos funcionários, elaboração e recolhimento das guias de PIS, INSS e FGTS, recolhimento do IR e envio da DIRF).
O que é gestão financeira?
Outro ponto a considerar na administração de um condomínio é a gestão financeira que, conforme a AABIC, está relacionada a:
Emissão e cobrança
São muitas as ações nessa atribuição:
- emissão dos boletos bancários;
- rateação das despesas do condomínio;
- atenção ao pagamento das taxas condominiais;
- elaboração e acompanhamento da previsão de orçamento;
- emissão de declarações negativas de dívidas condominiais;
- arrecadação administrativa de devedores por telefone e cartas;
- gestão de contratos coletivos de TV por assinatura, internet e semelhantes;
- administração da cobrança de consumo de gás e água, em medições individualizadas.
Pagamentos
Os pagamentos envolvem:
- contas a pagar;
- recolhimento dos tributos (INSS, PIS, CSLL, Cofins, ISS);
- gestão de senhas, extratos, talões e documentos bancários.
Prestação de contas
A prestação de contas diz respeito à conciliação da prestação de contas do condomínio, além de:
- informações ao Corpo Diretivo;
- divulgação das contas mensais aos moradores;
- verificação das aplicações do dinheiro do condomínio;
- confecção de pastas com a prestação mensal das contas;
- administração da remessa e devolução dessas prestações;
- elaboração dos demonstrativos anuais para acompanhar e apresentar em assembleia-geral;
- prestação de contas do mês (contas ordinárias, fundo de obras e reserva, elaboração dos demonstrativos de pagamento das despesas/do recebimento das taxas condominiais e balancete geral).
Gestão fiscal e tributária
A gestão fiscal e tributária também abrangem ações diversas, como:
- aquisição de certidões negativas de débitos de tributos;
- cálculo de alíquotas para recolher INSS, PIS, Cofins, CSLL e ISS;
- cadastramento e gestão da senha web do condomínio diante da prefeitura;
- controle da situação condominial referente a liminares, ações na Justiça e peculiaridades na retenção dos impostos;
- análise dos documentos dos prestadores de serviço para definir impostos recolhidos, além de determinar parcelamentos e situação fiscal;
- gestão do pagamento aos profissionais autônomos e análise de seu cadastro perante a prefeitura e o PIS (para retenção do INSS e ISS);
- armazenamento dos dados, gestão de pagamentos e de retenções com a finalidade de fornecer informações sobre tributos do município no envio mensal da Declaração Eletrônica de Serviços (DES);
- armazenamento de dados, gestão de pagamentos e de recolhimentos para oferecer informações sobre tributação federal no envio anual da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).
O que é gestão jurídica?
Ainda existem síndicos com dúvidas sobre a função de uma administradora em relação à assessoria jurídica. Na verdade, ela não deve oferecer serviços jurídicos aos condomínios — essa função compete ao advogado especializado no setor de condomínio.
O escritório de advocacia ou profissional específico da área de direito coopera com assuntos frequentes, como:
- redigir notificações extrajudiciais;
- assessorar contratos de diversas naturezas;
- acompanhar ações que o condomínio está enfrentando.
Como a assessoria extrajudicial de uma administradora pode ajudar o síndico?
Contar com a ajuda de uma entidade especializada na administração de um condomínio traz muitos benefícios para o desenvolvimento das atividades do síndico, pois:
- analisa contratos;
- envia notificações;
- realiza cobranças dos inadimplentes;
- participa de assembleias e reuniões;
- gerencia conflitos entre os moradores;
- ajuda na criação de regimentos internos;
- representa o condomínio em audiências;
- oferece assessoria em questões trabalhistas.
Assim, a responsabilidade legal do ambiente é do síndico, mas a busca por soluções de problemas é compartilhada com uma administradora qualificada, que conta com profissionais competentes para orientar e supervisionar.
A administração de um condomínio tende a ser otimizada quando o síndico dispõe da ajuda de uma empresa especializada, formalmente constituída e registrada no Conselho Regional de Administração.
O trabalho fica mais seguro e transparente, assim o síndico desenvolve suas atividades sem sobrecarga. O resultado é que todos ficam mais satisfeitos: condôminos, funcionários, síndico, prestadores de serviço autônomos e empresas terceirizadas.
Tirou suas dúvidas a respeito da administração de condomínios? Conheça nosso trabalho na DD Advogados e saiba como podemos ajudar você.