Você sabia que a gestão de condomínios é uma atividade que vai muito além de, simplesmente, organizar e pagar as contas condominiais? Ainda hoje, diversas pessoas pensam que essa é a única função do síndico ou da administradora — porém, existem muitas outras obrigações envolvidas nessa ocupação.
No dia a dia, é preciso lidar com a parte contábil, gestão de conflitos, manutenções, entre outros processos que envolvem os empreendimentos. Por isso, é fundamental investir em uma boa administração e, assim, garantir o bem-estar e a segurança dos moradores, mantendo o imóvel em constante valorização. Inclusive, ao realizar um trabalho eficiente, é possível identificar diversos problemas com antecedência, tomando decisões para driblá-los e reduzindo os prejuízos a longo prazo.
Logo, diante de tantas responsabilidades, é interessante contar com profissionais preparados para lidar com todas essas questões. Mas, será que você sabe como tomar essas decisões da maneira correta? Para te ajudar, preparamos um post especial sobre o assunto. A seguir, entenda quais são os principais desafios enfrentados em uma gestão de condomínios e confira algumas dicas para encontrar os melhores especialistas. Acompanhe!
O que é a gestão de condomínios?
Antes de tudo, vamos entender o que, de fato, é a gestão de condomínios. Também conhecida como gestão condominial, essa ocupação consiste em um conjunto de tarefas que visam administrar um condomínio. Por meio dela, é possível garantir desde a manutenção dos espaços comuns, a convivência harmônica dos condôminos, até o pagamento das contas do empreendimento. Em geral, tais atividades são realizadas pelo síndico, ou então, por uma administradora devidamente contratada pelos moradores.
Aqui, você deve estar se perguntando: “no fim das contas, qual a importância desse tipo de serviço?”. Bem, podemos dizer que, por se tratar de um espaço compartilhado por diferentes indivíduos, o condomínio apresenta grandes chances de apresentar conflitos, bem como, alguns desafios ao longo de sua administração.
Consequentemente, ao contar com uma boa gestão, os moradores conseguirão ter muito mais segurança, tranquilidade e bem-estar, além da oportunidade de manter o imóvel sempre conservado e valorizado no mercado.
Quais são os tipos de gestão de condomínios?
Atualmente, podemos dizer que existem diferentes tipos de gestão de condomínios. O ideal é que, ao escolher uma para cuidar de seu imóvel, os moradores considerem as suas principais necessidades, além da verba disponível para garantir o melhor serviço. Abaixo, te contamos quais são as principais alternativas utilizadas no momento.
Autogestão de condomínios
Para iniciar a nossa lista, vamos citar a autogestão. Neste modelo, os próprios moradores assumem a gestão do empreendimento. Em outras palavras, os condôminos tomam as decisões administrativas sem contratar com os serviços de uma empresa especializada.
Na prática, isso significa que os indivíduos escolhem um síndico, por meio de uma assembleia, para cuidar da organização do local. O mesmo ainda pode contar com o auxílio de terceiros para desempenhar diferentes atividades. Tal modalidade é mais comum em condomínios pequenos, sendo também a opção mais econômica.
Autogestão de condomínios assistida
Em seguida, temos a chamada autogestão assistida. Nesta versão, os moradores também são responsáveis pela gestão do condomínio. Porém, com um diferencial: eles contam com o acompanhamento de uma empresa especializada nesse tipo de atividade.
Dessa forma, a equipe contratada irá prestar uma espécie de suporte, principalmente no que diz respeito à orientação contábil e jurídica. Em contraponto, a assessoria ainda pode ajudar na hora da contratação de serviços e, até mesmo, a gerenciar os espaços comuns do condomínio. De todo modo, é preciso frisar que toda a responsabilidade legal continua sendo do síndico.
Cogestão de condomínios
Nessa opção, como o próprio nome já revela, a administração do empreendimento é compartilhada entre os moradores e uma empresa terceirizada. Isso quer dizer que os condôminos continuarão acompanhando ativamente a gestão do condomínio, mas terão ao lado uma equipe pronta para orientar e praticar diferentes tarefas administrativas.
A empresa, por sua vez, tem total liberdade para realizar assembleias, fazer a previsão do orçamento, cuidar da contabilidade e folha de pagamento, além de contratar funcionários. Portanto, é essencial que os documentos do edifício sejam atualizados periodicamente, uma vez que podem ser solicitados a qualquer instante — tanto pelo próprio síndico, quanto pelo time externo.
Gestão de condomínios com síndico profissional
Para finalizar, temos mais um exemplo de gestão de condomínios: aquela que conta com um síndico profissional. Nessa opção, toda a administração é realizada por um especialista no assunto, que deve ser contratado pelos moradores ou por uma administradora.
Feito isso, o síndico se tornará responsável por gerir o espaço, prezando pela sua manutenção, realizando pagamentos, fazendo contratações, solucionando conflitos, entre outras atividades. Tal modelo é recomendado para empreendimentos grandes ou que apresentem algum tipo de complexidade, necessitando assim, de um acompanhamento profissional e exclusivo.
Como realizar uma gestão de condomínios eficiente?
Agora que você já sabe o que é uma gestão de condomínios, os seus tipos e importância, vem o momento de entender como realizar esse serviço da melhor maneira possível. E, é claro, vamos te auxiliar nessa missão. Veja algumas das práticas mais indicadas para quem deseja ter sucesso ao administrar um empreendimento residencial.
1. Planeje-se
Primeiramente, é fundamental que a gestão de condomínios tenha um bom — e completo — planejamento. Nessa hora, é preciso considerar as metas e os objetivos do condomínio, além das atividades necessárias para alcançá-los. Aliás, também é indispensável identificar as prioridades e os prazos, para que todas as atividades sejam realizadas com organização e eficiência.
2. Faça a gestão da equipe
Uma equipe administrada corretamente é essencial para garantir uma gestão de condomínio certeira. Para tanto, os funcionários devem estar sempre motivados, capacitados e por dentro das metas do empreendimento. Caso não saiba como começar, uma sugestão é investir em treinamentos e na comunicação interna, estipulando ainda, regras claras para cada função.
3. Controle as finanças
Todo síndico já sabe: a gestão financeira é um dos grandes desafios na gestão de condomínios. O motivo? Para um trabalho bem-feito, será preciso ter um controle rigoroso das receitas e despesas e, em paralelo, criar um orçamento anual, fazendo o acompanhamento das contas com regularidade. Tudo isso, é claro, sem se esquecer de criar uma reserva financeira para conseguir arcar com possíveis imprevistos.
4. Mantenha uma boa comunicação
Uma comunicação eficiente é imprescindível para o bom relacionamento entre os moradores e o síndico ou a empresa terceirizada. Com isso, a recomendação é manter todos informados sobre os planos futuros, decisões que serão tomadas e as tarefas realizadas.
Lembre-se: para oferecer um serviço que satisfaça as necessidades da maioria, é necessário saber ouvir as críticas e sugestões dos condôminos. Caso queira facilitar a comunicação, você ainda pode investir em diferentes canais, como o próprio WhatsApp, Telegram ou redes sociais.
5. Conte com um bom suporte
Como mostramos nos tópicos anteriores, a gestão de condomínios não é um trabalho simples. Pelo contrário: essa atividade é complexa e pode demandar muito tempo de um síndico.
Por essas e outras, uma boa saída é sempre contar com empresas especializadas para cuidar da administração dos espaços. Além da própria assessoria condominial, é essencial ter ao lado parceiros de segurança, de limpeza e até aqueles focados na manutenção das áreas.
6. Saiba como mediar conflitos
Minimizar conflitos é uma habilidade essencial em uma boa gestão de condomínios. Nessas situações, o síndico e a empresa terceirizada, se houver, devem estar preparados para lidar com pequenas ocorrências, até com problemas mais sérios.
Consequentemente, é preciso conhecer a fundo as regras do condomínio e as leis nacionais aplicadas nesse segmento, garantindo assim, que nenhuma parte envolvida no desentendimento seja responsabilizada de forma equivocada.
7. Use a tecnologia a seu favor
Acredite se quiser, mas tecnologia também é uma grande aliada na gestão de condomínios. Hoje em dia, os diversos aplicativos e softwares podem te ajudar a ter mais controle das finanças, realizar uma comunicação acessível com os moradores e, até mesmo, a organizar as tarefas com mais eficiência. Pense nisso!
Quais são as principais funções administrativas em uma gestão de condomínios?
Uma gestão de condomínios completa deve contar com uma série de tarefas, que podem ser divididas em quatro categorias, sendo elas:
Recursos Humanos
- Contratação e demissão de funcionários do condomínio;
- treinamento e desenvolvimento de equipe;
- elaboração de escala de trabalho e controle de ponto;
- avaliação de desempenho e feedback.
Financeira
- Gestão do orçamento;
- cobrança de taxas, multas e inadimplência;
- contas a pagar e receber;
- criação de relatórios financeiros para prestação de contas.
Operacional
- Manutenção das áreas comuns;
- controle e gestão do estoque de materiais e equipamentos;
- monitoramento da segurança e vigilância do condomínio;
- gestão de contratos com fornecedores de serviços.
Jurídica
- Orientação jurídica aos moradores;
- criação e revisão do regimento interno do condomínio;
- gestão de processos judiciais;
- elaboração de contratos para os prestadores de serviços.
Como foi possível notar, a gestão de condomínios é um cuidado essencial, que deve ser priorizado tanto pelo síndico, quanto pelos moradores de um empreendimento.
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